Rundown rapat kerja menjadi salah satu hal penting yang perlu dibuat sebelum memulai acara. Tujuan dibuatnya rundown atau susunan acara agar memandu jalannya pertemuan sehingga bisa berjalan lancar dan tujuan rapat dapat tercapai.
Selain itu, rundown juga berfungsi sebagai time keeper agar acara berjalan tertib sesuai dengan jadwal. Lewat susunan acara pun peserta bisa memprediksi urutan kegiatan dan lamanya acara berlangsung.
Namun, bagaimana cara membuat susunan acara rapat kerja? Mari kita bahas hal yang diperlukan untuk membuat rundown beserta contohnya.
BACA JUGA: Perbedaan Seminar dan Workshop. Jangan Sampai Tertukar, Ya!
Hal-hal yang Perlu Diperhatikan dalam Membuat Rundown Rapat Kerja
Sebelum membahas contoh susunan acara rapat kerja, perlu diketahui dulu bagaimana caranya membuat susunan acara raker yang tepat. Berikut merupakan hal penting yang harus dipertimbangkan saat menyusun acara rapat kerja.
1. Perhatikan Jenis Rapat
Tidak semua rapat harus berjalan secara formal dari awal hingga akhir acara. Terkadang, ada juga yang disisipi dengan games di sela-sela acara. Jadi, pastikan saat membuat rundown rapat kerja cari tahu dulu ingin mengemas acara dalam bentuk formal atau informal.
Hal ini sangat penting karena berdampak pada penentuan bentuk acara, materi, persiapan sarana, dan propertinya.
2. Tentukan Alokasi Waktu
Setiap kegiatan dalam susunan rapat harus merancang berapa lama dilaksanakan. Tentukan waktu yang jelas dan pastikan semua kegiatan berlangsung tidak melebihi durasi waktu yang diberikan.
3. Tentukan Siapa PIC dan Pengisi Acara untuk Masing-masing Kegiatan
Alangkah baiknya jika terdapat penanggung jawab atau PIC untuk masing-masing sesi acara. Jadi, jangan semua hal diserahkan pada MC atau seksi acara. Misalnya, tersedia PIC untuk sesi games untuk memandu jalannya games, sesi presentasi, sesi doa, presentasi, dan lainnya. Semua keterangan ditulis pada rundown rapat kerja.
4. Tulis Segala Aturan Selama Berjalannya Rapat Kerja
Pada rundown rapat kerja juga perlu ditulis apa saja aturan yang berlaku selama acara berlangsung.
Misalnya, selama sesi presentasi dan tanya jawab peserta tidak diperkenankan bermain smartphone dan mengobrol satu sama lain, peserta diminta interaktif selama sesi, tidak membuang sampah sembarangan, dan lain sebagainya.
Contoh Rundown Rapat Kerja
Setelah mengetahui hal apa saja yang harus dipersiapkan dalam membuat susunan acara rapat, apakah Anda sudah siap untuk membuat rundown rapat kerja? Ada beberapa tipe contoh rapat kerja yang bisa dibuat, yaitu:
Rundown Rapat Kerja Sederhana
| Susunan Acara Rapat | |
| 1. | Pembukaan |
| 2. | Penyampaian sambutan-sambutan oleh pemimpin |
| 3. | Penyampaian sambutan-sambutan oleh ketua pelaksana |
| 4. | Pembahasan poin penting atau inti rapat kerja |
| 5. | Kesimpulan oleh moderator |
| 6. | Pembacaan doa oleh salah satu peserta rapat |
| 7. | Penutup |
Boleh-boleh saja membuat contoh susunan acara rapat perusahaan yang sederhana seperti ini. Namun, kelemahannya rundown sederhana seperti ini kurang lengkap. Anda jadi tidak tahu durasi waktu berlangsungnya masing-masing sesi, siapa pengisi acaranya, dan PIC-nya.
Rundown Rapat Kerja Lengkap
| No | Waktu | Acara | Pengisi Sesi | PIC |
| 1 | 08.30 – 08.40 | Pembukaan | MC | Seksi acara |
| 2 | 08.40 – 08.50 | Sambutan Pemimpin | Pemimpin perusahaan | Sekretaris |
| 3 | 08.50 – 09.10 | Penyampaian sambutan-sambutan oleh ketua pelaksana | Ketua pelaksana | Seksi acara |
| 4 | 09.10 – 10.10 | Pembahasan poin penting atau inti rapat kerja | Perwakilan dari tiap divisi | Ketua pelaksana |
| 5 | 10.10-10.20 | Kesimpulan rapat | Moderator | Seksi acara |
| 6 | 10.20-10.25 | Pembacaan doa | Pemimpin doa atau salah satu peserta | Seksi acara |
| 7 | 10.25-10,30 | Penutup | MC | Seksi acara |
Ini rundown rapat kerja yang lebih lengkap. Dengan begini, susunan acara jadi lebih terarah dan efektif.
Tips Pelaksanaan Rapat Kerja agar Berjalan Sukses
Demi rapat kerja berjalan dengan lancar maka perlu dipersiapkan sejak jauh hari. Tujuannya agar semua peserta bisa maksimal mengikuti kegiatan dan mendapatkan insight penting dari acara. Lantas apa saja persiapan rapat kerja yang perlu dilakukan?
Berikut adalah beberapa tips pelaksaan rapat kerja agar acara lancar dan sukses.
1. Menyusun Rundown Rapat Kerja
Menyusun rundown rapat kerja perlu dibuat secermat mungkin. Tertera dengan jelas berbagai detail, seperti waktu masing-masing kegiatan dimulai dan berakhir, tema yang akan disampaikan, PIC yang menyampaikan, apa saja kebutuhannya, dan lainnya.
Seksi acara yang membuat rundown rapat kerja dan pemimpin harus berupaya selama berjalannya acara tetap sesuai jadwal yang ditentukan.
2. Cara Presentasi yang Berbeda
Rapat kerja yang efektif bisa menggunakan metode presentasi yang berbeda-beda di setiap kesempatan. Jika awalnya satu narasumber melakukan presentasi dan disaksikan oleh peserta, maka Anda bisa coba membuat konsep unik. Misalnya saja membagi anggota rapat ke beberapa kelompok kecil.
Setiap orang yang ada dalam kelompok diminta untuk memberikan ide-ide baru terkait tema rapat. Anda bisa manfaatkan penyajian materi dengan video atau slide yang menarik.
3. Tetapkan Action dan Timeline yang Jelas
Agar pertemuan tidak sia-sia, pastikan sebelum rapat ditutup Anda dan seluruh peserta sudah memiliki hasil diskusi. Laporan tersebut bisa berisi apa saja clear action, arahan yang jelas untuk semua peserta rapat, dan timeline yang sudah ditetapkan untuk mencapai tujuan.
4. Pembicara yang Bervariasi
Agar suasana rapat kerja tidak membosankan, coba hadirkan narasumber yang berbeda di setiap pertemuan. Bisa dengan menunjuk peserta rapat atau pemateri yang ahli di bidangnya. Sesuaikan jumlah narasumber dengan budget acara rapat kerja di perusahaan.
5. Siapkan Souvenir Kantor
Selain rundown rapat kerja, tak lengkap rasanya suatu acara tanpa menyiapkan souvenir. Barang yang diberikan ini harus yang bisa dipakai jangka panjang dan bisa menunjang pekerjaan penerimannya.
Selain itu, souvenir kantor juga bisa dijadikan sebagai kenang-kenangan dan media branding atau promosi perusahaan. Jadi, jika sewaktu-waktu Anda menggunakan souvenir tersebut di luar kantor dan ada orang lain yang melihatnya maka bisa mengenal kantor Anda.
a. BLOK A5 – Blocknotes A5 Spiral
Meski sudah umum, tapi panitia sebaiknya mempersiapkan buku catatan khusus untuk peserta di rapat kerja. Anda bisa memberikan buku catatan berukuran A5 dari SOUVIA. Isi kertasnya berdesain bergaris di dua sisinya untuk memudahkan menulis sesuatu.
Agar tampilannya rapi dan mudah dirobek jika sewaktu-waktu diperlukan, kami mendesain blocknotes dengan jilid spiral. Jika ingin memberikan notes yang lebih eksklusif, SOUVIA juga memiliki agenda yang cover-nya terbuat dari bahan dinir, kulit sintetis, dan kanvas yang disertai ornamen batik.
b. TAG1 – Nametag Standar Tali 1 cm
Dalam pertemuan apalagi jika diikuti banyak karyawan nametag raker menjadi souvenir yang bisa diberikan. Biasanya lebar tali nametag plastik berukuran satu dan dua cm. Di SOUVIA kami menyediakan tali warna biru, hijau, hitam, kuning, merah, dan orange.
Kami juga menyediakan nametag raker dengan desain batik yang terbuat dari kulit sintetis. Anda bisa memilih sesuai kebutuhan.
c. ARROW – Pulpen Metal Besi
Tak lengkap rasanya buku catatan tidak dilengkapi pulpen. Anda bisa memberikan Pulpen metal besi Arrow yang dilengkapi dengan box eksklusif agar tetap rapi dan tidak mudah hilang.
Bukan hanya dari box-nya saja, Pulpen premium berwarna hitam ini memiliki aksen emas dan perak di bagian ujung, penjepit, dan cetekan pena. Meskipun terbuat dari besi, tapi pulpen ini ringan dan mudah di selipkan pada saku baju.
Masih kurang? Kami memiliki koleksi souvenir ready stock yang bisa dipadupadankan dengan beberapa produk dalam satu paketan. Pengerjaannya juga hanya 2 – 3 hari kerja saja, sangat pas saat memerlukan souvenir untuk keperluan mendesak.
Setiap bulannya pun kami menghadirkan souvenir desain terbaru SOUVIA yang ‘meaningful‘ untuk membantu meningkatkan brand image perusahaan.
Beberapa yang tersedia yaitu agenda, backpack, handbag, name tag, organizer pouch, pouch, totebag, tumbler, dan sleeve laptop. Desain terbaru ini makin membuat Anda jadi lebih keren.
Untuk desain branding souvenir yang tersedia di SOUVIA bisa dirancang custom sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika belum memiliki desain, tak perlu khawatir, kami akan siap membuatkannya untuk Anda.
Silahkan hubungi sales executive SOUVIA untuk mendapatkan informasi lainnya dan sampaikan segala kebutuhan souvenir Anda dengan kami.
CEK INSPIRASI LAINNYA: