Dalam pengadaan seminar, penyusunan rundown acara seminar merupakan hal yang penting. Adanya rundown yang jelas dapat memudahkan pembawa acara dan pihak panitia dalam menyelenggarakan seminar.
Pengertian rundown seminar sendiri adalah rincian susunan acara seminar dari awal hingga akhir. Ini mencakup kegiatan, waktu pelaksanaan, durasi setiap kegiatan, dan penanggung jawab dari setiap kegiatan.
Cara Menyusun Rundown Acara Seminar
Rundown seminar digunakan sebagai acuan bagi setiap orang yang terlibat dalam suatu seminar. Oleh karena itu, rundown harus disusun dengan saksama.
1. Menyesuaikan dengan Tujuan dan Target Audiens
Sebelum menyusun rundown, ketahui terlebih dahulu tujuan dari seminar tersebut agar bisa menentukan bentuk dan rangkaian acara dengan tepat.
Selain itu, sesuaikan juga format acara seminar dengan target audiens agar seminar itu bisa menjadi relevan dan meninggalkan kesan yang menarik untuk semua audiens.
2. Menyusun Rangkaian Acara
Selanjutnya, susun rangkaian acara dengan terstruktur, mulai dari awal hingga akhir. Ini mencakup pembukaan, setiap sesi, hiburan, istirahat, hingga penutupan. Pastikan tidak ada satu pun rangkaian yang terlewat.
3. Menentukan Waktu dan Durasi
Tentukan waktu pelaksanaan dan durasi dari setiap kegiatan dengan mengalokasikan waktu yang cukup agar tidak berlarut-larut maupun terlalu padat.
Jika terlalu padat, maka peserta akan cenderung kelelahan dan panitia pun akan kesulitan untuk fokus. Di sisi lain, jika terlalu berlarut-larut, maka peserta akan bosan.
4. Menentukan Penanggung Jawab
Tentukan penanggung jawab dari setiap kegiatan agar bisa diatur dan dilaksanakan dengan baik dan benar. Karena area di kertas rundown terbatas, maka penanggung jawab dapat ditulis dengan istilah PIC (person in charge).
5. Konfirmasi dengan Narasumber dan Seluruh Panitia
Usai menyusun rundown, konfirmasi dengan narasumber dan semua pihak dalam kepanitiaan agar tidak ada yang terlewat. Lakukan revisi jika perlu dan lakukan finalisasi dengan tepat.
Contoh Rundown Acara Seminar
Agar lebih jelas, simak rundown acara seminar berikut ini:
08.00-08.30: Registrasi | PIC: Valen
08.30-08.45: Pembukaan | PIC: Retno
08.45-09.45: Sesi 1 – Peluang Bisnis di Era Digital oleh Bapak Hendrawan | PIC: Yusuf
09.45-10.15: Diskusi Panel | PIC: Helena (moderator)
10.15-10.30: Coffee Break | PIC: Elisa
10.30-11.30: Sesi 2 – Strategi Pemasaran di Era Digital oleh Ibu Wahyuni | PIC: Jeffry
11.30-12.30: Istirahat Makan Siang | PIC: Elisa
12.30-13.30: Sesi 3 – Penggunaan Artificial Intelligence (AI) dalam Bisnis Digital | PIC: Bisma
13.30-14.15: Tanya Jawab | PIC: Helena
14.15-14.30: Pemberian Cendera Mata | PIC: Retno
14.30-15.00: Foto Bersama | PIC: Retno Setelah memahami cara menyusun dan contoh rundown acara seminar di atas, silakan susun rundown dengan tepat.