Dalam setiap organisasi atau perusahaan, terdapat berbagai divisi atau departemen yang bertanggung jawab atas berbagai fungsi yang berbeda. Divisi acara adalah salah satu divisi yang umum ditemukan.
Divisi ini memiliki peran penting dalam merencanakan, mengatur, dan melaksanakan berbagai acara, mulai dari pertemuan bisnis hingga acara hiburan. Mari lihat pahami lebih dalam mengenai peranan dan deskripsi pekerjaan divisi acara.
Divisi Acara Adalah Divisi Penting dalam Penyelenggaraan Acara
Divisi acara adalah divisi yang bertanggung jawab atas perencanaan, pengorganisasian, dan pelaksanaan berbagai jenis acara. Divisi ini bekerja sama dengan berbagai divisi lainnya dalam organisasi untuk memastikan bahwa acara tersebut berjalan dengan lancar dan memenuhi tujuan yang telah ditetapkan. Berikut adalah peranan dari divisi acara.
1. Perencanaan Acara
Divisi acara bertanggung jawab untuk merencanakan setiap aspek acara, termasuk lokasi, tanggal, tema, dan agenda.
2. Pengorganisasian
Divisi ini juga mengatur segala sesuatu yang diperlukan untuk acara tersebut, mulai dari pengadaan tempat hingga menyusun jadwal kegiatan.
3. Koordinasi dengan Vendor
Divisi acara juga berinteraksi dengan berbagai vendor, seperti penyedia tempat, catering, dan hiburan, untuk menyelaraskan semua rincian yang diperlukan.
4. Manajemen Anggaran
Divisi acara juga bertanggung jawab atas manajemen anggaran untuk acara tersebut. Ini berarti memastikan bahwa semua biaya terkendali dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
5. Promosi dan Pemasaran
Selanjutnya, divisi acara juga berkolaborasi dengan divisi lainnya, seperti divisi pemasaran dan divisi keuangan untuk mempromosikan acara dengan anggaran tertentu, sehingga akhirnya menarik minat peserta.
6. Pelaksanaan Acara
Pada hari acara, divisi acara memastikan bahwa semua persiapan telah diselesaikan dengan baik dan mengawasi pelaksanaan acara secara menyeluruh.
7. Evaluasi
Setelah acara selesai, divisi acara bertanggung jawab untuk mengevaluasi keberhasilan acara dan mencatat hal-hal yang dapat dipelajari untuk penyelenggaraan acara di masa depan.
Job Desk Divisi Acara
Setiap anggota divisi acara memiliki tanggung jawab khusus yang membantu mencapai tujuan bersama. Berikut adalah berbagai deskripsi pekerjaan divisi acara:
- Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengorganisasian keseluruhan acara. Ini berarti mengawasi semua aspek acara, mengoordinasikan tim, dan memastikan bahwa acara berjalan sesuai rencana.
- Bertugas untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan logistik, seperti: pengadaan tempat, transportasi, dan perizinan.
- Mengadakan promosi dan pemasaran acara, termasuk pembuatan materi promosi, pengelolaan media sosial, dan berhubungan dengan pers.
- Bertanggung jawab atas negosiasi dengan vendor, penyusunan kontrak, dan memastikan bahwa semua layanan yang dipesan sesuai dengan kebutuhan acara
- Memastikan keamanan dan keselamatan semua peserta acara dengan berkolaborasi dengan pihak keamanan dan petugas penegak hukum.
- Bertanggung jawab atas semua aspek teknis acara, seperti: pengaturan peralatan audio-visual, pencahayaan, dan teknologi informasi.
- Menyediakan dukungan administratif, termasuk manajemen dokumen, komunikasi internal, dan penjadwalan pertemuan.
- Memastikan bahwa acara berjalan sesuai dengan standar keselamatan dan kesehatan kerja yang relevan.
Divisi acara adalah divisi kunci dala penyelenggaraan berbagai acara. Setiap anggotanya berperan penting dalam menjamin kesuksesan acara. Kolaborasi dan koordinasi antar anggota adalah kunci untuk memastikan semua tugas dilaksanakan dengan baik dan acara berjalan dengan lancar. Dengan memahami peran dan tanggung jawab masing-masing anggota divisi, acara yang diciptakan akan berkesan dan memuaskan bagi semua peserta.