Anda baru pertama kali menyelenggarakan seminar dan masih bingung apa saja yang perlu disediakan? Perlu diingat, cara mengadakan seminar harus menyiapkan banyak hal, lho, salah satunya adalah tempat.
Hal satu ini menjadi krusial karena akan berpengaruh pada jumlah peserta yang akan diundang, kenyamanan, fasilitas apa saja yang diperlukan, dan jarak lokasi.
Biasanya seminar sering diadakan di hotel maupun kampus. Nah, cara mengadakan seminar di hotel maupun kampus memiliki persiapan yang berbeda. Untuk tahu informasi lengkapnya dan rekomendasi apa saja seminar kit SOUVIA yang bisa diberikan baca terus sampai habis, ya!
BACA JUGA: Perbedaan Seminar dan Workshop. Jangan Sampai Tertukar, Ya!
Cara Mengadakan Seminar di Hotel
Langkah awal untuk mengadakan seminar adalah pembentukan panitia. Anda bisa menunjuk orang yang berasal dari organisasi atau membuka open recruitment atau pendaftaran. Setelah membentuk panitia seminar, PIC yang bertugas mencari hotel perlu mempertimbangkan beberapa hal berikut ini.
1. Cari Hotel yang Memiliki Standar Pelayanan untuk Seminar
Hotel yang sudah terbiasa dijadikan tempat untuk seminar biasanya sudah memiliki standar pelayanan, sehingga tidak perlu khawatir akan segala fasilitasnya.
Biasanya standar seminar bisa terlihat dari fasilitas rapat yang tersedia, pengaturan meja dan bangku, serta dekorasi yang terlihat profesional dan efisien. Jangan lupa untuk membandingkan fasilitas dan harga satu hotel dengan yang lainnya sebelum menentukan hotel tempat seminar.
2. Menyediakan Paket Makanan
Biasanya jika mengadakan acara seminar di hotel pasti akan tersedia konsumsi untuk seluruh peserta, panitia, dan pembicara. Pilihan makanan yang disajikan biasanya adalah prasmanan dengan menumakanan ringan seperti snack, kopi, dan teh, untuk sesi coffee break.
Selain itu, tersedia juga makanan berat dan dessert untuk sesi makan siang. Anda bisa memilih sendiri catering penyedia makanan atau langsung memilih vendor dari hotel.
3. Kamar Nyaman untuk Para Tamu atau Pembicara dari Luar Kota
Cara mengadakan seminar di hotel juga perlu mempertimbangkan penginapan bagi pembicara atau peserta. Apalagi jika acara yang diadakan adalah seminar sekala nasional dan internasinal dengan peserta dari penjuru Indonesia bahkan dunia.
Panitia harus memastikan hotel memiliki fasilitas yang nyaman dan harga terjangkau. Pasalnya, meski Anda tidak membayarkan hotel untuk mereka, tapi jika ada yang ingin menginap di hotel tersebut maka mereka tidak perlu mencari penginapan sementara.
Peraturan perihal hotel ini tentu berbeda-beda di setiap acara seminar. Bila dari acara seminar Anda memiliki budget untuk menyediakan kamar bagi narasumber, maka pilihlah kamar di hotel tempat berlangsungnya acara. Namun, bila harga kamar di tempat seminar di luar budget Anda, maka pilihlah alternatif kamar hotel terdekat dari lokasi acara.
4. Pilihlah Beberapa Referensi Hotel dan Datang Langsung
Jangan hanya memilih satu hotel, tapi pilih minimal tiga tempat yang cocok untuk acara seminar Anda. Pastikan hotel yang dipilih sesuai dengan kapasitas peserta dan masuk dalam budget Anda.
Jika perlu, Anda bersama tim perlu melakukan survei dengan datang langsung ke hotel yang menjadi kandidat untuk melihat secara jelas apa saja fasilitas yang tersedia, ukuran ruangan, dan berdiskusi langsung dengan pihak hotel.
Cara Mengadakan Seminar di Kampus
Sama seperti hotel, cara mengadakan seminar di kampus perlu membentuk panitia penyelenggara. Panitia ini selain terdiri dari mahasiswa, perlu juga melibatkan dosen untuk membimbing panitia acara. Hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam membuat acara seminar di kampus yaitu.
1. Mendapatkan Izin dari Berbagai Pihak Terkait di Kampus
Salah satu cara mengadakan seminar di kampus adalah harus mendapatkan izin dari berbagai pihak, mulai dari keamanan kampus, kemahasiswaan, fakultas, dan program studi.
Memang mengadakan acara seminar di kampus lebih banyak persyaratannya dibanding di hotel. Hal ini karena kampus ditempati oleh ribuan mahasiswa dan banyak dosen serta pegawai. Tentu setiap fasilitas kampus digunakan bersama dan harus bergantian.
Jangan sampai mengadakan seminar tapi pihak kampus tidak mengetahui. Hal ini menimbulkan bentrok dengan fakultas lain dan terjadi hal yang tidak diinginkan.
2. Mengundang Pejabat Penting di Kampus
Jangan lupa untuk mengundang orang-orang penting di kampus. Jika Anda mengadakan acara seminar nasional sudah pasti harus mengundang rektor, dekan atau program studi terkait, dan perwakilan dosen. Biasanya pihak-pihak ini akan memberikan sambutan atau menjadi moderator.
3. Pengecekan Tempat dan Fasilitas yang Tersedia
Misalnya seminar diadakan di Aula kampus dengan kapasitas 500 orang, Anda harus mengecek apakah semua fasilitas yang tersedia berjalan baik. Beberapa hal yang bisa Anda cek seperti sound system, proyektor, jumlah bangku yang sesuai dengan peserta, dan lainnya.
Persiapan Lain Selain Tempat
Selain tempat, cara mengadakan seminar juga memerlukan persiapan hal-hal lainnya. Pasalnya, jika hal yang lain tak dipersiapkan dengan matang, maka bisa membuat acara seminar berantakan. Berikut ini adalah persiapan lain dalam mengadakan seminar.
1. Menentukan Tema dan Target Audiens Seminar
Cara mengadakan seminar yang tak kalah penting perlu dipersiapkan yaitu menentukan tema dan target yang datang ke acara seminar. Keduanya saling berkaitan karena nantinya pemilihan audiens akan disesuaikan dengan tema yang akan dibahas.
Tema seminar yang dipilih juga harus yang selaras dengan permasalahan audiens dan sesuai perkembangan zaman. Apakah akan mengundang mahasiswa, profesional, PNS , dan lain-lain.
2. Mempersiapkan Konsumsi
Konsumsi juga menjadi bagian cara mengadakan seminar. Jika acara yang diadakan cukup lama atau dimulai dari pagi hingga siang hari, biasanya panitia akan memberikan snack dan makan siang.
Untuk makan siang pilihlah menu yang pasti semua orang suka seperti nasi dan mie goreng, sup, dan lainnya. Pilihlah vendor tepercaya agar konsumsi bisa datang tepat waktu tanpa ada yang kurang.
3. Memilih Pembicara yang Sesuai dengan Tema
Menentukan pembicara yang tepat sesuai tema menjadi cara mengadakan seminar selanjutnya. Pastikan Anda mempunyai beberapa kandidat pembicara yang menguasai materi tema, mampu menyampaikan materi dengan menarik, unik, dan mudah dipahami.
Jika memungkinkan bisa undang pembicara yang sudah dikenal publik, misalnya seperti public figure, influencer, tokoh masyarakat, dan lainnya.
4. Mempersiapkan Seminar Kit
Selanjutnya cara mengadakan seminar yang perlu dilakukan adalah mempersiapkan seminar kit untuk diberikan pada tamu undangan, moderator, pembicara, hingga audiens.
Biasanya untuk audiens diberikan kit peserta yang terdiri dari tas kain, buku catatan, dan pulpen. Bukan hanya peserta yang mendapatkan nametag, tapi panitia juga akan mendapatkan nametag panitia.
Sementara untuk souvenir untuk pembicara Anda bisa memberikan SOUVIA x Torch Paket Barita. Di dalamnya terdiri dari Barry card holder, Meta name tag, Sport tumbler, dan Torch Kashiba travel pouch yang didesain khusus untuk menunjang segala aktivitas profesional Anda.
Jika ingin memberikan tas seminar, Anda bisa memilih tas selempang ALVAN yang terbuat dari kanvas dan kulit sintetis. Tas ini bisa jadi pelengkap penampilan ketika ingin bekerja maupun bepergian. Cocok digunakan oleh wanita dan pria.
Didesain dengan satu kompartemen utama yang bisa memuat laptop 14 inch dan tiga kompartemen tambahan di depan dan samping tas dan penutup tas magnet dan aksesoris kulit sintetis.
Kami masih memiliki beragam pilihan produk yang bisa dijadikan semiinar kit. Anda bisa melihat koleksi lainnya di laman All Products dan segera pesan seminar kit dari SOUVIA dengan hubungi sales eksekutif SOUVIA ya.
CEK INSPIRASI LAINNYA: