Event Organizer (EO) adalah sebuah tim yang dibuat untuk bertanggung jawab atas segala aspek dalam penyelenggaraan acara. Aspek-aspek yang menjadi tanggung jawab EO antara lain: perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan agar acara berjalan dengan lancar.
Acara yang ditangani EO pada umumnya merupakan acara berskala besar. Agar acara berjalan lancar, seorang EO harus melaksanakan tugas dengan baik dan benar. Apabila timbul masalah di tengah acara, maka EO menjadi pihak pertama yang harus menangani dan mengatasi permasalahan ini.
Tugas dari Event Organizer
Event organizer memegang peranan penting dalam keberhasilan perencanaan dan pelaksanaan suatu acara. Keahlian dan perhatian yang cermat dari EO dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas berikut ini.
1. Menyiapkan Rencana Penyelenggaraan Acara
Prinsip keberhasilan membutuhkan persiapan berlaku di dalam setiap EO. Persiapan membutuhkan perencanaan yang matang dari EO.
Jika ingin acara berhasil, maka EO harus benar-benar matang dan optimal dalam mempersiapkan rancangan penyelenggaraan acara sesuai dengan konsep, keinginan, dan preferensi dari klien.
2. Melakukan Riset Konsep Acara
Sebuah tim EO harus bisa melakukan riset agar acara berjalan sesuai keinginan klien. Riset ini meliputi kegiatan mengumpulkan data dan fakta yang mendukung untuk pembuatan konsep acara.
Riset konsep ini dibutuhkan sebagai simulasi atau gambaran garis besar acara. Hal ini berdampak besar terhadap perencanaan dan eksekusi nantinya.
3. Membuat Anggaran sesuai Konsep
Idealis dan realistis merupakan sikap yang harus dimiliki oleh EO, terutama realistis dengan budget yang disiapkan klien. Tim EO harus bisa membuat rancangan anggaran sesuai konsep dengan budget yang telah ditentukan oleh klien. Dalam menyelenggarakan acara, ada 4 kebutuhan primer yang harus diperhatikan:
- Ketersediaan peralatan dan perlengkapan.
- Penyewaan lokasi acara.
- Pengundangan pembawa acara.
- Pembelian konsumsi.
4. Mengoordinasikan Kerja Tim
Kerja tim memegang peranan penting agar acara dapat berjalan dengan baik. Oleh sebab itu, pimpinan di suatu tim EO harus dapat mengoordinasikan tim yang merupakan unsur pendukung dari berlangsungnya acara. Aspek-aspek yang membutuhkan kerja sama tim yang baik di antaranya:
- Aspek pelaksanaan acara dari awal hingga akhir.
- Aspek dokumentasi acara.
- Aspek penyediaan perlengkapan.
- Aspek penyediaan konsumsi.
5. Memonitor Jalannya Acara dan Evaluasi
Ketika acara berjalan, bukan berarti tugas EO sudah selesai begitu saja. Peran EO masih dibutuhkan bahkan ketika acara sedang berlangsung. Tugasnya adalah mengawasi dan membenahi jika timbul masalah hal yang menghambat acara. Setelah acara selesai, EO harus melakukan evaluasi.
Tugas event organizer memang tidak mudah. Bahkan dalam menjalankan tugasnya, EO harus memiliki keterampilan yang ulet dan cermat. Keterampilan ini membantu EO dalam merencanakan acara agar berjalan baik. Berbagai acara yang membutuhkan seorang EO antara lain: pernikahan, perayaan ulang tahun, MICE, dan lain sebagainya.